Informacje dla Sygnalistów

Realizacja zadań związanych z ochroną Sygnalistów
w zakresie przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych

Informacje dla Sygnalistów

W dniu 25 września 2024 r. weszła w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwana dalej także ustawą o ochronie sygnalistów). Służy ona wdrożeniu do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937
z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenia można dokonać z wykorzystaniem zapewniających poufność kanałów dokonywania zgłoszeń, takich jak:

1) w postaci papierowej na adres do korespondencji: Urząd Gminy Domaszowice,
        ul. Główna 26, 46-146 Domaszowice, Koordynator ds. sygnalistów z dopiskiem
        umieszczonym na kopercie „Do rąk własnych Koordynatora: SYGNALISTA –ZGŁOSZENIE”; 

2)    w postaci elektronicznej na adres poczty elektronicznej:

3)   na wniosek Sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie
        14  dni od dnia otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

2. Warunki objęcia Sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

Działania następcze podejmowane są wobec każdego zgłoszenia zewnętrznego przyjętego do rozpatrzenia. Działania następcze obejmują fazy:

1. wstępnej oceny zgłoszenia, w celu przygotowana postępowania wyjaśniającego,
2. postępowania wyjaśniającego, którego celem jest ustalenie stanu faktycznego i ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu,

1. dalszych działań następczych, które mają na celu przeciwdziałanie skutkom i przyczynom naruszeniu prawa lub obniżenie ryzyka naruszenia prawa.

Wójt Gminy Domaszowice może zwrócić się do Sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli Sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Wójt Gminy Domaszowice odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

Informacja zwrotna przekazywana jest Sygnaliście przez Wójta Gminy Domaszowice w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym Sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia przedmiotowego zgłoszenia.

Wójt Gminy Domaszowice nie realizuje obowiązków informacyjnych wobec Sygnalisty, jeżeli nie jest znany jego adres do kontaktu. Informacja zwrotna zawiera informacje o poddaniu zgłoszenia wstępnej weryfikacji. W szczególności informacje dotyczące:

• spełnienia przez zgłoszenie wymagań ustawy o ochronie sygnalistów dotyczące zgłoszeń zewnętrznych i w związku z tym przyjęciu zgłoszenia do rozpatrzenia,
• spełnienia wymagań ustawy o ochronie sygnalistów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, i przekazaniu zgłoszenia do organu właściwego do jego rozpatrzenia,
• niespełnienia wymagań ustawy o ochronie sygnalistów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych i poinformowaniu, że sprawa będąca przedmiotem zgłoszenia może zostać rozpatrzona w trybie odrębnym,

• braku podjęcia działań następczych ze względu na to, iż sprawa, która jest przedmiotem zgłoszenia nie zawiera istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa
  w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty. W przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, dane osobowe Sygnalisty podlegają ujawnieniu. Przed dokonaniem ujawnienia danych Sygnalisty właściwy organ publiczny lub sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych, chyba
że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu. Wójt Gminy Domaszowice po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania zastępczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, w terminie   14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.             

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

1) Podmiot publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do
     przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

2) Podmiot prawny przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem  
      zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem
      przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie
      zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub
      zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi
      działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane
      ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych
      lub sądowo administracyjnych.

3)  Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie
      są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do
      upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.

4) Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy
       zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych,
       z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia
       warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej
       tożsamości.

5) Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz
       dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw
       Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym
       przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań
       następczych. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane
      ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych
      lub sądowo administracyjnych.

6)   Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

• przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
• zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
• adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
• prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
• przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
• przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

 Kary porządkowe i dyscyplinarne określone w Kodeksie pracy, przygotowanie zawiadomienia do organów ścigania, jeśli zachodzą przesłanki określone w art. 304 Kodeksu postępowania karnego.

8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Na żądanie Sygnalisty Wójt wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).
W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo
do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia.

9. Warunki, na jakich Sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów

Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności,
w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych przepisami prawa, w szczególności zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych 
oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem,
że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności,
pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

Rzecznik Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, 
Aleja Solidarności 77
00-090 Warszawa
Adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
Telefon centrali (+ 48 22) 55 17 700   
Infolinia: 800 676 676